1.工作流理论

(1)工作流的时间特性

工作流理论的核心是流程(process)，，，本质是“时间秩序“观点。。。。也就是说，，，
，工作流理论将业务视为一种沿时间轴线运动的要素集合，，，所有与工作相关的要素按照业务发展的时间逻辑被有机整合起来，
，，形成各种功能
。。它的隐喻是在组织之中，
，其他因素都在变化，，
，唯有时间是绝对的
。
。这是牛顿绝对时空观念的映射
。。

图27是工作流的三种基本拓扑结构
。。。。

图27工作流的三种基本拓扑结构

图27中，，
，，人像代表着协同的主体，，可以是单个的人，，
，，也可以是部门、
、
、岗位
、
、、群体等抽象意义的行为主体，，，统称为“节点”。。
。有向线条代表“流程”，，，箭头的指向表明了流程的走向
，
，，，即从线条无箭头端的节点指向有箭头端节点
。
。。流程走向具有时间上的先后顺序，，
，无箭头端节点在时间上先于有箭头端节点。
。。。在串行模式中，，，，流程分叉形成两个箭头
，，，，表明它们(在逻辑上）的时间是同步的；回行模式中，，由左至右的流程
，，，，在时间上早于由右至左的流程。。。

工作流的时间特性并不是一种想象或大致的概念，，，，而是需要满足精确的逻辑运算需要
。。否则
，，，软件程序就无法确定时钟基准，，，可能会发生时间冲突，，从而导致不可运行。。以工作流的一种主要数学分析方法PetriNet(皮特里网）的相关定义来说明(PetriNet是对离散并行系统的数学表示，，适合于描述异步的、、、并发的计算机系统模型。。PetriNet既有严格的数学表述方式，，也有直观的图形表达方式
，，既有丰富的系统描述手段和系统行为分析技术，，又为计算机科学提供坚实的概念基础）：

变迁的发生是原子的。。。有两个变迁都被允许的可能
，
，但是一次只能发生一个变迁。
。

在PetriNet中
，，，
，“变迁”(Transition）表示过程、、
、、活动或事件，
，，对应于工作流中的流程、、事件、
、行动等。。。。“原子”表示离散
、、、、独立、、非连续的意思。。这个表述更加精确地表明，，在工作流系统中，，所有的行为都必须先后发生，，不存在同时性。。即便是对于“并发”这种流程，
，在逻辑上是虽然“同时”，
，，，但在代码运行的物理过程中还是有先后顺序之分的。。。。这样才能保证软件运行中不产生资源冲突而导致死锁。。

工作流的时间特性，，决定了它对下述两件事情异常敏感：

1）制度的时间性
。。工作流要求制度具有时间性，，，这样才能将行为与流程相对应
。。如果制度不具备时间性，，，则流程将会出问题，
，，，甚至陷入停顿
。。
。。举一个简单的例子。。。
。报销是一个最常见工作流。。
。。报销制度通常是这么规定的：

员工报销由部门主管和财务主管签字之后，，
，，报总经理审批。。。。

这一制度如图28所示。。。其中，，流程由员工发起，，
，，到总经理结束，，这个时间性是明确的。。。。但是在部门主管和财务主管之间却没有时间性
。
。。谁先签字？？他们分别从业务和财务两方面对报销进行审查，，理论上具有同等作用、、权限相当。
。如果不明确先后顺序，，则这两个角色很可能会互相推诿、、、不愿首先承担责任。。。因为谁先签字
，，谁要承担更大的责任；谁后签字
，，，谁就拥有“相对更高”的权力。
。。。

图28“报销”工作流

协同软件（以工作流模式运行）怎么解决这一问题？？
？首先，，
，它从技术上保证报销流程同时到达这两个主管那里，，，不厚此薄彼。
。。但主管们会彼此等待，，，谁也不先动作。。
。。这样工作流就在这个并发环节形成了“梗阻”，
，无法再运行。
。。此时协同软件怎么办
？？它很聪明，，想出一个绝招，，让两个主管“双盲”审批，，彼此不知道对方的行为，，这样谁也不担责任
，，谁也占不到便宜，，工作流就可顺利往下进行。。。但是且慢，，如果两个主管决定不一致呢？？？？工作流说：“这还不简单吗，，，报销申请被驳回
！！”处理得倒是很干脆，
，，但两个主管之间会知道为什么不一致吗？
？
？？他们之间并未有协同行为
，，报销审批很可能仍存在分歧。。
。协同软件又想出一招：“让两个主管都审批完之后可得知对方的意见。。。。”这样一来，，，投反对票的主管是没啥可说的，
，
，，投赞成票的领导就会不舒服了。。。结果投反对票的主管从反对报销这件事，
，
，
，变成了否定另一位主管的权威，，，报销事件演化为办公室政治
！
！可怜的协同软件，，只好使出最后一招：“干脆这样，，，，当两个主管全否定时，
，，报销被驳回
；只要有一个人同意，，，，就通过！！”它以为这下谁也不会得罪了，，
，岂不知大祸就要临头，，因为两位主管的矛盾都流到总经理那里去了！
！！！总经理终于忍无可忍：“什么破软件！
！！！鸡毛大点事都拿来我来解决，，你们主管是干吗吃的！！”此时大家就要找一个替罪羊：他们一起游说总经理把协同软件干掉了！！！
！

故事至此还没完。。总经理认识到了制度的问题所在，
，，他进一步规定道：

员工报销由部门主管先签批，，，，再由财务主管审查，，，
，最后报总经理审批。。。其中任何一人否决，，
，，报销均被打回
。。

这是一个精确的制度
。。。部门主管可能会发发牢骚：“谁让财务主管是总经理的小姨子的大师兄呢？？忍了吧！
！！
！”但组织变就这么定下来了。。。。大家于是再次捡起协同软件
，，
，，砍掉里面的并发流程，，，，将所有流程都搞成串行的。。这样一来，，，
，大家各就各位，，相安无事
。。。
。只有可怜的协同软件从此变成了“一根筋”
！！

我们的30年信息化进程中所谓的“流程再造”，，看起来是把一些管理上的事情说清楚、、搞定了，，实际上和上面这个案例的性质是一样的。。。。只要谈到流程，，就一定要向时间妥协。
。。但如果所有的制度都以时间为依据，，，管理将成为一场灾难。
。

2）工作流的时间起点。。工作流软件既然以时间为序，
，就必然有一个时间起点
，，，在此之前，，
，事情在线下进行；在此之后，
，事情在工作流软件中处理。
。。
。工作流的权威组织WFMC(Workf1owManagementCoa1ition，，，，工作流管理联盟）将此特性明确定义入工作流产品的模型之中
，，，，如图29所示【23】(按WFMC原图重绘，，
，中文为本书所加）：

图29通用工作流产品结构(GenericWorkf1owProductStructure)

图29中，，Bui1dTime和RunTime确定了工作流软件与现实世界之间的分界。。。。

这条分界线有什么意义呢
？？
？
？让我们引用WFMC对此的阐述在这一阶段，，，
，业务流程通过使用分析、、、、建模、、
、系统定义等手段中的一种或多种
，，，，从现实世界被转化为一个正式的、、、计算机可以处理的清晰描述。
。(Duringthisphase，，ahusinessprocessistrans1atedfromtherea1wor1dintoaforma1
，，，computerpro-cessah1edefinitionhytheuseofoneormoreana1ysis，
，，mode1ingandsystemdefinitiontechniques.)这种时间起点特性，
，，
，决定了工作流必须有一个原始推动力，，，这个动力来自系统之外。。
。
。就单一流程而言，，首先有一个人为的触发，
，，然后是工作流软件自动运行，，，最后得出一个结果。。这看起来顺理成章。。但如果在一个复杂工作中
，，有很多的工作流需要相互连接、、、嵌套才能达到最终目的，
，那么在每一个工作流的起点上
，，就都需要人工干预
。。

这种情况是相当被动的，，，协同活动极有可能因此而无法实现
。。复杂系统的理想状况是相对自封、、
、、主动推进、、、不由人工干预。。为此
，，，著名的工作流专家W.M.P.vanderAa1st在其著名的《Petri网应用工作流程管理》(TheApplicationofPetriNetstoWorkflowManagement)论文中以经典PetriNet理论为基础给出了WF-Net(工作流网)作为PetriNet理论应用于工作流建模语言的成果。。。
。请注意，，，，这正是我们下一节将要阐述的“弹性工作网”的思想来源之一
。。

工作流的时间起点特性，，，
，使得组织管理中很多流程难以被纳入到软件功能之中。
。
。
。最典型的是组织的知识管理
。。。。由于对什么是“知识”难以界定，，，组织缺乏一个明确的行为起点(Bui1dTime)，，每个人都从自己的理解基点上展开行动，，将信息当作知识存入系统之中，，，结果造成信息质量参差不齐，，
，，可用性差。。
。。

注：本文摘自由致远协同研究院出版的《协同+工作革命》一书中《中国企业组织行为绩效指标体系研究摘要》，，，转载请注明出处。。申请试用致远协同软件，，，请拨打免费电话：4007003322。。。。